W naszej działalności konsultingowej, musimy komunikować się z naszymi klientami na co dzień. Oczywiście korzystamy z poczty elektronicznej i komunikatorów, ale mamy też regularne spotkania telefoniczne z jedną lub kilkoma osobami.

Oto kilka wskazówek, które sprawią, że będzie to tak gładkie, jak to tylko możliwe.

1/ Bądź na czas

Jak już pewnie zauważyłeś, spotkania rzadko zaczynają się punktualnie, nawet jeśli wszyscy pracują w tym samym budynku.

Zawsze jest 5 / 10 minut opóźnienia, aż wszyscy przyjadą i się rozgoszczą. Jest to tym bardziej prawdziwe, gdy musisz podłączyć się do Skype’a, podłączyć mikrofon, …

Dlatego stawiamy sobie za punkt honoru, aby być wyjątkowo punktualnym, połączonym i dostępnym w wyznaczonym czasie.

Może to nie wystarczyć, aby spotkanie rozpoczęło się na czas, ale to nie będzie Twoja wina 🙂

Prosty fakt bycia zawsze na czas jest prawdziwym dowodem powagi i przyczynia się do uspokojenia klienta, który nie będzie myślał, że płaci usługodawcy, który pije koktajle na plaży w Tajlandii.

2/ Posiadanie dobrego połączenia z Internetem

Jest to absolutnie konieczne, aby uzyskać dobrą jakość dźwięku. Z mojego doświadczenia wynika, że potrzebujesz co najmniej 1 MB/s downstream i 1 MB/s upstream.

Prędkość w dół rzadko jest problemem (w przeciwnym razie będziesz miał naprawdę trudności z pracą)

Większym problemem jest prędkość wysyłania danych. W Turcji i Maroku , gdzie przebywamy od prawie 3 miesięcy, prędkość wysyłania wynosi około 0,1 mo / sekundę. W tych warunkach bardzo trudno jest prowadzić rozmowy telefoniczne.

Na szczęście sieci komórkowe (3G / 4G) są na ogół znacznie szybsze i pozwalają nam na bezproblemowe wykonywanie połączeń. Tak więc przełączamy się z naszego połączenia wifi na nasze połączenie komórkowe, gdy musimy wykonać połączenie.

Ideałem jest posiadanie planu B na wypadek problemów (połączenie wifi i połączenie komórkowe / dwa połączenia komórkowe, …).

Tak czy inaczej, posiadanie dobrego połączenia internetowego to Twój problem, a nie Twojego klienta. To zależy od Ciebie 🙂

3/ Posiadać dobry sprzęt

Nie popełniaj błędu polegając na wbudowanym mikrofonie i głośniku laptopa.

Nie tylko jakość dźwięku jest niska, ale istnieje również ryzyko generowania echa (dźwięk osoby, z którą rozmawiasz, przechodzi przez mikrofon komputera i generuje pętlę).

Nie ma się nad czym zastanawiać, zainwestuj w wysokiej jakości materiał do swojego sprzętu roboczego.

Wolę słuchawki bezprzewodowe, aby mieć większą swobodę ruchu. Słuchawki Bose QuietComfort 35 mają niesamowitą jakość dźwięku. Słuchawki Airpods firmy Apple zajmują niewiele miejsca i doskonale nadają się do życia w podróży. Oba te urządzenia są przecenione, ale o cenie się zapomina, jakość pozostaje.

Miej zapasowy zestaw słuchawek przewodowych (np. Apple Earpods) na wypadek, gdyby Bluetooth nie działał lub gdyby wyczerpała się bateria.

4/ Korzystaj z wideokonferencji

Nawet jeśli mamy wszystkie narzędzia do efektywnej pracy na odległość, to fakt, że nigdy nie widzimy swojego klienta pozostaje ograniczeniem.

Niektóre badania mówią, że 55% komunikacji to komunikacja niewerbalna (wyraz twarzy, język ciała, …).

Dziś wszystkie laptopy wyposażone są w kamerę internetową. Korzystanie z rozwiązań wideokonferencyjnych zmniejszy te niedogodności. Miło jest też widzieć drugą osobę i pozwala na współdzielenie ekranu, jeśli musisz przeprowadzić prezentację.

Unikaj jednak czasów, kiedy pracujesz w piżamie 🙂

5/ Zaproponuj właściwe rozwiązanie programowe

Niestety, wiele osób nadal nie jest zaznajomionych z połączeniami konferencyjnymi i nie posiada odpowiedniego sprzętu lub oprogramowania.

Na początku naszej koczowniczej działalności, żadne połączenia nie były wykonywane prawidłowo.

Nawet jeśli po naszej stronie działaliśmy w 100% sprawnie, po stronie klienta zawsze pojawiał się jakiś problem.

Między klientem, który nie miał zainstalowanego Skype’a, tym, który nie mógł znaleźć swojego loginu, tym, który nie mógł uruchomić swojego mikrofonu, … Przerażenie na każdym spotkaniu!

Twoim zadaniem jest zaoferowanie klientowi odpowiedniego rozwiązania, aby to zadziałało.

Ze swojej strony, oto rozwiązania, które polecam:

A/ Jeśli mam tylko jednego rozmówcę

Wracając do podstaw: dzwonię do niego bezpośrednio na jego telefon, używając mojego francuskiego wirtualnego numeru telefonu. Kosztuje mnie to trzy razy więcej niż nic i jest całkowicie przejrzyste dla mojego klienta, który nie musi nic instalować i nie potrzebuje żadnego innego sprzętu poza swoim telefonem.

Idealne rozwiązanie.

B/ Jeśli chcę przeprowadzić wideokonferencję

Skype działa dobrze pod dwoma warunkami: twój klient zainstalował go i pamięta swoje dane uwierzytelniające.

Obiecuję Ci, że chcesz wyeliminować tę przypadkowość 🙂

Idealnym rozwiązaniem dla mnie jest Appear.in Jest darmowy (w wersji darmowej ograniczony do 4 jednoczesnych rozmówców), nie trzeba nic instalować (korzysta z przeglądarki na komputerze lub komórce), a Twój klient nie musi się rejestrować (dajesz mu prosty link do udostępniania, zawsze ten sam).

Uwaga: Rozwiązanie to nazywa się teraz Whereby i omawiam je szczegółowo w tym artykule.

Jest to proste i skuteczne.

Jeśli Twój klient nie ma zestawu słuchawkowego, a dźwięk jest okropny, możesz nawet wyciszyć dźwięk, zachować obraz i zadzwonić do niego, korzystając z rozwiązania A/

Dzięki Appear.in możesz również udostępniać swój ekran (aby to zrobić, musisz zainstalować wtyczkę w swojej przeglądarce, ale to tylko jedno kliknięcie).

C/ Jeśli masz kilka kontaktów w różnych miejscach

To się komplikuje 🙂

Skype czy Appear.in nie są raczej opcjami, zawsze znajdzie się ktoś, kto nie ma odpowiedniego sprzętu.

Gotomeeting jest świetnym rozwiązaniem (za opłatą). Trochę jak Appear.in, możesz udostępnić link (z kodem dostępu) dla wizualnego aspektu bez konieczności instalowania czegokolwiek.

Jeśli chodzi o dźwięk, każdy rozmówca ma wybór: jeśli jest wyposażony, może skorzystać z zestawu słuchawkowego. Jeśli nie jest, może zadzwonić na bezpłatny numer telefonu (z kodem dostępu) i użyć swojego telefonu jak do klasycznego połączenia.

Doskonałe rozwiązanie.

EDIT: Hangouts Meet, w swojej płatnej wersji, oferuje tę samą funkcjonalność. Jest to obecnie rozwiązanie, z którego korzystam najczęściej.

Wniosek

Te wskazówki są stosunkowo podstawowe, ale jeśli zastosujesz się do nich wszystkich, będziesz bardziej wydajny niż 90% Twoich konkurentów, niezależnie od tego, czy są nomadami, czy nie.

Zyskasz na profesjonalizmie w oczach swoich klientów, którzy stopniowo zapomną, że jesteś tysiące kilometrów od nich.